Centro de Ajuda TOConline

A funcionalidade Importação de lançamentos permite a importação de registos contabilísticos a partir do ficheiro Excel, disponibilizado pelo TOConline.

Para aceder a esta funcionalidade deve entrar no menu Contabilidade > Configuração > Importação de lançamentos e seguir os passos indicados no Assistente de Configuração.

Para descarregar o ficheiro Excel para preenchimento dos lançamentos, deverá clicar na nuvem azul, no segundo passo do processo.

Descarregado o ficheiro, deverá preencher o mesmo com a informação dos lançamentos que pretende importar.

Todos os campos com asterisco (*) são de preenchimento obrigatório. Quando se trata de campos obrigatórios referentes ao mesmo lançamento contabilístico apenas é necessário preencher completamente a primeira linha do mesmo e a coluna Número de ordem do lançamento. 

No preenchimento do ficheiro Excel, deverá ter em atenção os seguintes campos: 

• Número de ordem do lançamento*: deve ser atribuído um número único por lançamento, que deve ser repetido em todas as linhas do mesmo. Por exemplo, se as linhas 5 à 10 correspondem ao lançamento número 1 e as linhas 11 à 15 dizem respeito ao lançamento 2, então, deverá colocar o número 1 em todas as linhas da 5 à 10 e o número 2 da linha 11 à 15.

• Diário* e Tipo de Documento*: são preenchidos por seleção, de acordo com os diários e tipos de documentos configurados na aplicação. O número de lançamento no diário é atribuído de forma automática e sequencial após a importação.

• Data de lançamento* e Data de documento*: A data de lançamento corresponde à data em que o lançamento fica finalizado na contabilidade e a data do documento corresponde à data do documento que serve de suporte para o lançamento.

• Descrição*: permite a introdução da descrição do lançamento.

• Vossa referência: campo a ser preenchido com a referência do documento.

• Controlo de terceiros*: Caso pretenda a identificação do cliente ou fornecedor no lançamento, deverá preencher os campos de Controlo de terceiros, NIF do terceiro e Nome do terceiro. Nestes casos, o terceiro deverá estar previamente criado na respetiva tabela do menu Empresa.

• Código da conta a movimentar*: Devem ser introduzidas contas de movimento nas linhas do lançamento, devendo garantir que essas contas existem no Plano de Contas do exercício. Caso a conta de movimento não exista no plano, o lançamento será criado em Preparação, com preenchimento da conta integradora. Para apoio nesta tarefa, sugerimos a exportação para Excel do plano de contas SNC do exercício. Após seleção da conta a movimentar, deverá preencher a descrição do movimento e o valor a debitar ou creditar.

• Código de IVA: Os códigos de IVA são automaticamente sugeridos, após a importação dos registos contabilísticos a partir do ficheiro Excel, pelo que, no preenchimento dos lançamentos deverá apenas ser indicada a conta de movimento de gastos ou rendimentos, sendo a(s) conta(s) de IVA dedutível e/ou liquidado acrescentadas automaticamente pela aplicação. Caso não pretenda a nossa sugestão automática deve selecionar outro código de IVA, no campo do Excel Código de IVA. Tem ainda disponível a opção de não utilizar os códigos de IVA, selecionando nesse caso, a opção Não usar código de IVA no campo código de IVA. De realçar que, utilizando esta opção, perde a automatização do pré-preenchimento da declaração de IVA.

Cada importação de Excel corresponde à criação de novos lançamentos, sendo esta importação irreversível.

Importação de lançamentos com analítica 

Em exercícios fiscais com a opção Usa contabilidade analítica é possível utilizar um ficheiro excel para importação dos registos contabilísticos com a introdução de rubricas e distribuição por centros de custo. 

Para isso, poderá exportar o ficheiro Importação com analítica e, além dos campos mencionados anteriormente, deverá preencher os seguintes campos: 

• Número de ordem do movimento*: deve ser preenchido com um número único por código de conta a movimentar. Quando se pretende utilizar uma repartição por vários centros de custo, este número deve ser repetido em todas as linhas com a mesma rubrica.

• Rubrica e Centro de custo: são preenchidos por seleção, de acordo com as rubricas e centros de custo criados no sistema. Caso a parametrização analítica já se encontre efetuada no exercício fiscal, a Rubrica e Centro de custo serão automaticamente sugeridos, com o não preenchimento destes campos ou o uso das opções “Usar a Rubrica sugerida” e “Usar Centro de Custo por omissão”.

• Valor: deve ser preenchido com o montante a repartir por centro de custo, salvo quando opta por utilizar uma Rubrica/Centro de custo por omissão previamente configurados no exercício fiscal.

O preenchimento dos campos Rubrica e Centro de custo com as opções "Usar a Rubrica sugerida" e "Usar Centro de Custo por omissão" equivale ao não preenchimento destes campos, tanto para contas do plano SNC em que a utilização da analítica é obrigatória como para contas em que é opcional.  

Exemplo de preenchimento com configuração analítica:  

     Lançamento do Processamento de salários de março 

    *Preenchimento do excel com utilização da Rubrica 030701 – Processamento Salarial e repartição         por dois Centros de custo da empresa: 

      *Lançamento importado: